Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Zuruf-Anwendung sind:

Niclas-Alexander Kühn, Am Ritterskamp 27, 40489 Düsseldorf, E-Mail: niclas.kuehn@duesseltech.de, Telefon: +49 156 79813151
Jonas Surmund, Einbrunger Straße 63K, 40489 Düsseldorf, Telefon: +49 173 2068926

Erreichbar gemeinsam unter: kontakt@zuruf.app

2. Allgemeines

Zuruf ist eine Anwendung, mit der Handwerksbetriebe aus gesprochenen oder getippten Auftragsnotizen Angebote und Rechnungen erstellen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zum Betrieb dieses Dienstes. Es findet kein Tracking statt, es werden keine Analyse- oder Werbedienste eingesetzt und es werden keine Daten zu Werbezwecken weitergegeben. Alle Verbindungen sind per TLS (https) verschlüsselt.

3. Hosting (Vercel)

Die Website wird bei Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA gehostet. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet Vercel technisch notwendig Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser-Informationen) in Server-Logs, um die Auslieferung, Stabilität und Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO); eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln.

4. Datenbank, Login und Datei-Speicher (Supabase)

Kontodaten und Inhaltsdaten werden bei Supabase Inc. gespeichert (PostgreSQL-Datenbank, Login-System, Datei-Speicher). Das von uns genutzte Rechenzentrum liegt in der Europäischen Union. Passwörter werden ausschließlich als kryptographischer Hash gespeichert und sind für niemanden im Klartext einsehbar. Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

5. Registrierung und Konto

Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Dabei verarbeiten wir E-Mail-Adresse und Passwort (als Hash) sowie die von dir hinterlegten Betriebsdaten (z. B. Firmenname, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Logo, Team-Zuordnung). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Du kannst dein Konto jederzeit selbst in den Einstellungen unwiderruflich löschen; dabei werden alle zugehörigen Daten einschließlich hochgeladener Dateien entfernt.

6. Von dir eingegebene Kunden- und Belegdaten

In Zuruf erfasst du Daten deiner eigenen Kunden (Namen, Kontaktdaten, Adressen) sowie Angebots- und Rechnungsdaten. Für diese Daten bist du als Betrieb datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir verarbeiten sie ausschließlich in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen zum Betrieb des Dienstes (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO). Auf Wunsch stellen wir dir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zur Verfügung – melde dich dazu unter kontakt@zuruf.app. Innerhalb eines Teams sind diese Daten für alle Mitglieder deines Betriebs sichtbar.

7. KI-Funktionen (derzeit OpenAI)

Kernfunktion von Zuruf ist die automatische Umwandlung von Auftragsnotizen in Belege. Dazu übermitteln wir folgende Inhalte an die Schnittstelle von OpenAI, L.L.C. (USA): den Text deines Zurufs, deinen Leistungskatalog und deine Kundenliste (zur Zuordnung) sowie – bei Nutzung der Import-Funktion – die Inhalte hochgeladener Dateien bzw. Fotos (auch handschriftlicher Notizen). Diese Inhalte können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Kundennamen).

Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der beauftragten Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nach den API-Bedingungen von OpenAI werden über die Schnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training der KI-Modelle verwendet und nur befristet zu Missbrauchs- und Sicherheitszwecken gespeichert. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln. Bitte lade keine Dateien hoch, die besonders sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten) enthalten.

8. Spracheingabe

Die optionale Spracheingabe nutzt die Spracherkennung deines Browsers (Web Speech API). Dabei kann dein Browser-Anbieter (z. B. Google bei Chrome, Apple bei Safari) die Sprachaufnahme zur Umwandlung in Text auf seinen Servern verarbeiten; dies liegt außerhalb unseres Einflussbereichs und unterliegt den Datenschutzbestimmungen deines Browser-Anbieters. Alternativ kannst du jederzeit die Texteingabe verwenden – an uns wird in beiden Fällen nur der fertige Text übermittelt.

9. E-Mail-Versand von Rechnungen und Angeboten (Resend)

Wenn du die Funktion „Per E-Mail senden“ nutzt, versenden wir die E-Mail über den Dienstleister Resend Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Dabei werden die Empfänger-Adresse, Betreff und Nachrichtentext sowie die angehängten Dokumente (PDF-Rechnung bzw. -Angebot, ggf. E-Rechnungs-XML) verarbeitet; diese enthalten personenbezogene Daten wie Namen und Anschriften. Der Versand erfolgt ausschließlich auf deine aktive Anweisung hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Antworten deiner Kunden gehen direkt an deine hinterlegte E-Mail-Adresse, nicht an uns.

Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO); die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln. Wir nutzen diesen Dienst ausschließlich für von dir ausgelöste Transaktions-E-Mails, nicht für Werbung.

10. Cookies

Zuruf verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies: Sie halten deine Anmeldung aufrecht (Sitzungs-Cookies des Login-Systems). Ohne diese Cookies funktioniert der geschützte Bereich nicht. Für technisch notwendige Cookies ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); deshalb zeigen wir auch keinen Cookie-Banner an. Marketing-, Tracking- oder Statistik-Cookies setzen wir nicht ein.

11. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten, solange dein Konto besteht. Nach der Konto-Löschung werden die Daten unverzüglich entfernt. Bitte beachte, dass du als Betrieb für deine Belege eigene steuerliche Aufbewahrungspflichten hast – lade Rechnungen daher vor einer Konto-Löschung als PDF herunter.

13. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dazu an kontakt@zuruf.app.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI-Funktionen erstellen ausschließlich Vorschläge (Belegentwürfe), die du vor Verwendung prüfst und freigibst.

15. Auftragsverarbeitung für Betriebe

Soweit du als Betrieb in Zuruf Daten deiner eigenen Kunden verarbeitest (z. B. Namen und Anschriften für Angebote und Rechnungen), handeln wir insoweit als dein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird bei der Registrierung elektronisch geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO) und ist jederzeit unter zuruf.app/avv abrufbar – dort auch als PDF zum Herunterladen. Als Subunternehmer setzen wir ein: Vercel Inc. (Hosting, USA), Supabase Inc. (Datenbank, Login und Datei-Speicher, Serverstandort EU), OpenAI, L.L.C. (KI-Analyse, USA) sowie Resend Inc. (E-Mail-Versand, USA) – jeweils auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen und, bei US-Anbietern, des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln.

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.